Datenschutzerklärung

Ihre Daten gehören Ihnen. Hier erklären wir, welche Personendaten wir bearbeiten, wozu, mit wem wir sie teilen und welche Rechte Sie haben. Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

1. Verantwortlich

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontaktdaten wie Name, Adresse, E-Mail, Telefon- und Handynummer.
• Angaben aus Anfragen und Gesprächen, z. B. Ihr Anliegen, gewünschte Leistungen und Terminwünsche.
• Mitgliederdaten im Private Office: Konto, Einwilligungen (mit Zeitpunkt), Zeitguthaben, Journal, Ihre Notizen und Auftragsanfragen.
• Finanz-, Vorsorge-, Steuer- und Versicherungsdaten sowie Dokumente, die Sie uns geben (z. B. Steuererklärung, Pensionskassenausweis, Policen).
• Gesundheitsdaten nur, soweit für eine gewünschte Leistung nötig (z. B. Krankenkasse, Erwerbsunfähigkeit) und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie gelten als besonders schützenswert.
• Technische Daten beim Besuch der Website, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser und aufgerufene Seiten.

3. Wozu wir sie bearbeiten

• Beantworten von Anfragen und Vereinbaren von Terminen.
• Führen Ihrer Mitgliedschaft und des Private Office, Erbringen und Dokumentieren unserer Leistungen.
• Vermitteln und Koordinieren von Partnern (z. B. Versicherungen, Vermögensverwaltung, Fachpersonen) – nur mit Ihrer Zustimmung.
• Erfüllen gesetzlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrung, Dokumentation der Beratung, Informationspflichten nach FIDLEG und VAG).
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Website (anonymisierte Statistik).

Wir bearbeiten Ihre Daten, weil Sie uns beauftragen oder Mitglied sind, weil das Gesetz es verlangt, mit Ihrer Einwilligung oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionierenden Angebot.

4. Website, Formulare und Konto

Kontaktformular

Ihre Angaben werden in unserer Website-Datenbank gespeichert und per E-Mail an HELVANTA weitergeleitet, damit wir antworten können.

Registrierung und Private Office

Für Ihr Konto speichern wir Name, E-Mail, Handynummer sowie Ihre Einwilligungen mit Zeitpunkt (bei der Registrierung auch die IP-Adresse als Nachweis). Was Sie im Private Office erfassen (z. B. Angaben, Notizen, Anfragen), ist nur für Sie und die Mitarbeitenden des HELVANTA-Teams sichtbar; jeder Einblick des Teams in Ihr Private Office wird protokolliert. Notizen, die Sie als «privat» speichern, sind für HELVANTA-Mitarbeitende nicht sichtbar. Dokumente, die im Private Office abgelegt werden, liegen in einer geschützten Ablage beim Hosting-Anbieter ausserhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und können nur von Ihnen und dem HELVANTA-Team abgerufen werden.

Hosting

Die Website und das Private Office werden bei einem externen Hosting-Anbieter betrieben. Der Anbieter bearbeitet die Daten nur in unserem Auftrag.

Schriften (Google Fonts)

Für die Darstellung laden wir Schriften von Google (Google LLC, USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt.

Termine

Termine buchen Sie direkt auf unserer Website bzw. im Private Office. Wir speichern dafür Thema, Zeitpunkt, Dauer, Gesprächsart, die gewünschte Ansprechperson und – falls Sie es angeben – Ihr Anliegen. Bei einem Erstgespräch ohne Konto speichern wir zusätzlich Name, E-Mail, Handynummer (freiwillig) und zum Schutz vor Missbrauch kurzzeitig die IP-Adresse. Sie erhalten eine Bestätigung mit Kalenderdatei per E-Mail; Termine von Mitgliedern erscheinen zudem in der Agenda und im Journal des Private Office.

Damit keine Doppelbuchungen entstehen, gleichen wir die Termine mit den Outlook-Kalendern unserer Mitarbeitenden ab (Microsoft 365, Microsoft Corporation). Dabei wird ein Kalendereintrag mit Thema, Zeitpunkt und Ihrem Namen erstellt; Ihr Anliegen übermitteln wir nicht an Microsoft.

Online-Meetings (kMeet, Microsoft Teams)

Online-Gespräche führen wir in der Regel mit kMeet der Infomaniak Network AG, Genf; die Daten werden in Rechenzentren in der Schweiz bearbeitet. Bei Beratungen der SavyX GmbH kann alternativ Microsoft Teams (Microsoft) eingesetzt werden. Den Link erhalten Sie mit der Terminbestätigung. Sie können jederzeit auch telefonisch oder vor Ort mit uns sprechen.

Aufzeichnung und KI-Zusammenfassung

Ein Gespräch zeichnen wir nur auf, wenn Sie bei der Buchung eingewilligt haben und zu Beginn des Gesprächs nochmals mündlich zustimmen. Aus der Aufzeichnung kann mit einem KI-Dienst eine Zusammenfassung erstellt werden – bei kMeet mit Euria der Infomaniak Network AG (Bearbeitung in der Schweiz), bei Teams mit Microsoft 365 Copilot (Microsoft). Die Zusammenfassung wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter geprüft und korrigiert, bevor sie in Ihr Journal übernommen wird; sie ersetzt nicht die Beratungsdokumentation nach FIDLEG bzw. VAG. Die Aufzeichnung selbst löschen wir, sobald die Zusammenfassung geprüft ist. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; das Gespräch findet dann ohne Aufzeichnung statt.

WhatsApp

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder Erinnerungen per WhatsApp wünschen, gelten zusätzlich die Bestimmungen von WhatsApp (Meta). Bitte senden Sie über WhatsApp keine Kontonummern, Passwörter oder Gesundheitsdaten – Unterlagen gehören ins SavyX-Dokumentenportal (M-Files).

Dokumente (SavyX-Dokumentenportal, M-Files)

Ihre Unterlagen legen Sie im Dokumentenportal der SavyX GmbH ab; es läuft mit der Software M-Files (auch als App). Zugriff haben Sie sowie die für Sie zuständigen Mitarbeitenden von HELVANTA und SavyX. Für die Bearbeitung im Portal gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der SavyX GmbH.

5. Wem wir Daten weitergeben

• Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten (Hosting, E-Mail, Termine, Online-Meetings, Messaging, IT), insbesondere die Infomaniak Network AG (Schweiz) sowie Microsoft für Microsoft 365.
• SavyX GmbH für Anlage-, Vorsorge- und Versicherungsberatung sowie für die Erstellung von Steuererklärungen, wenn Sie diese Leistungen beauftragen.
• Partner wie Versicherungsgesellschaften, Everon (Vermögensverwaltung) oder Fachpersonen – nur wenn Sie eine Vermittlung oder Übergabe wünschen und nur die dafür nötigen Daten. Ihre Kontaktangaben geben wir einer Versicherungsgesellschaft (Kontaktvermittlung) nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung weiter.
• Behörden und Ämter, wenn Sie uns dafür bevollmächtigen oder das Gesetz es verlangt.

Wir verkaufen keine Daten.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Online-Meetings über kMeet und die KI-Zusammenfassung mit Euria werden in der Schweiz bearbeitet. Einzelne Dienstleister (z. B. Google, Microsoft, Meta) können Daten auch in den USA oder anderen Ländern bearbeiten. Wir achten auf einen angemessenen Schutz, etwa durch die Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder durch anerkannte Standardvertragsklauseln.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

So lange, wie es für den Zweck nötig ist, und so lange, wie es gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verlangen (in der Regel bis zehn Jahre). Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

8. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, u. a. verschlüsselter Übertragung (HTTPS), Zugriff nur für berechtigte Personen und Protokollierung im Private Office.

9. Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft über Ihre Daten verlangen, falsche Daten berichtigen oder Daten löschen lassen, einer Bearbeitung widersprechen, eine Einwilligung widerrufen und die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen. Schreiben Sie uns an info@helvanta.ch. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 9. Oktober 2026